ERP-Einführung für Agenturen

Läuft.
Irgendwie.
Reicht das?

Begacon führt weclapp in Ihrer Digitalagentur ein – damit CRM, Projekte, Zeiterfassung und Buchhaltung in einem System laufen. Festpreis. Vier Wochen. Kein Retainer danach.

Erstgespräch buchen

Terminbuchung über Microsoft Bookings · Wir kommen vorbereitet. Ihr auch.

Warum das jetzt relevant ist
31%
Projekte werden on-time, on-budget & on-scope abgeschlossen
+27%
Ø Budget-Überschreitung in Projekten
10–15%
nicht erfasste Billable Hours pro Monat
7,7%
Ø Agentur-Rendite – Branchenziel: 10 %

PMI Pulse of the Profession 2024 · k38consulting 2025 · timetackle Agency Benchmarks 2025 · GWA Frühjahrsmonitor 2025

Das kennen wir

Es ist Donnerstagabend. Irgendwo läuft ein Projekt aus dem Ruder.

Du weißt es – aber du kannst es noch nicht beziffern. HubSpot kennt den Kunden, Clockodo kennt die Stunden, Excel kennt das Budget. Keines der drei redet mit dem anderen.

„Wir wollten es selbst lösen, nicht länger manövrieren. Also haben wir weclapp evaluiert, intern eingeführt – und führen es jetzt bei Agenturen ein."

Begacon baut kein Software-Setup. Wir bauen ein System, das die Realität eures Geschäfts abbildet. CRM, Projekte, Zeiten und Buchhaltung in einer Datenbasis.

Valide Zahlen, ein gemeinsamer Stand – damit du donnerstagabends weißt, was Sache ist.

Was Begacon liefert

Struktur.
Nicht noch ein Konzept.

Wir übernehmen die vollständige Einführung – von der Prozessaufnahme bis zum Go-Live. Mit echtem Mandat. Nicht mit Folien.

Situation besprechen

Wir kommen vorbereitet. Ihr auch.

  • Prozessaufnahme & Konfiguration Wir schauen uns an was wirklich passiert – nicht was in euren Prozess-Dokumenten steht. Erst dann konfigurieren wir.
  • Einführung in vier Wochen Klare Schritte, dokumentiert, nachvollziehbar. Am Ende geht ihr live – nicht in eine weitere Evaluierungsphase.
  • Billable Hours lückenlos erfasst Zeiterfassung direkt am Projekt. Was erfasst wird, wird abgerechnet. 10–15 % nicht fakturierte Stunden sind kein Schicksal.
  • Kein Retainer. Aber immer erreichbar. Wir wollen keine Dauerkunden. Wir wollen Agenturen die nach vier Wochen selbständig laufen – und uns anrufen wenn sich etwas verändert. Stundenkontingente statt Abo.
Vierstufiger Prozess

Vier Wochen. Klare Schritte.

Die Prozessaufnahme ist der bezahlte Einstieg mit vollwertigem Ergebnis – auch wenn ihr danach mit jemand anderem weiterarbeitet.

01/
Woche 1 · ~12 h
Prozessaufnahme
Wir schauen was wirklich passiert. Ist-Zustand, Datenmigration, Entscheidungsvorlage. Ihr wisst danach genau, was konfiguriert wird.
02/
Woche 2 · ~16 h
Systemkonfiguration
Firmenstamm, Benutzer, CRM-Import, Projektvorlagen, Formulare, Buchhaltung. Dokumentiert, nachvollziehbar.
03/
Woche 3 · ~8 h
Key-User-Schulung
Rollenbasiert: Geschäftsführung, Vertrieb, Projektmitarbeitende, Backoffice. 60–90 Minuten pro Rolle.
04/
Woche 4 · ~4 h
Go-Live & Begleitung
End-to-End-Testlauf, Quality-Check, Übergabe. Danach Stundenkontingente statt Retainer.
Transparente Kalkulation

Was das kostet.

Dienstleistung festpreisig. Lizenzen nach Rolle. Keine Mindestvertragslaufzeit.

Der Einführungspreis hängt von eurer Komplexität ab – nicht von unserem Tagessatz. Wir nennen euch nach dem Erstgespräch einen Festpreis. Keine offenen Enden.
Einführung
ab 1.500 €
Prozessaufnahme + Implementierung · Festpreis je Phase · skaliert mit eurer Komplexität
Lizenzen
ab 506 €/Monat
15-MA-Agentur · rollenbasiert
20 MA ab 601 € / Monat
Laufzeit
flexibel
monatlich kündbar
kein Retainer
keine Mindestvertragslaufzeit

Alle Preise zzgl. MwSt. Lizenzpreise basieren auf dem weclapp-Rollenmodell und können je nach Konfiguration abweichen.

Nächster Schritt

30 Minuten.
Klares Bild.

Kein Verkaufsgespräch. Wir schauen gemeinsam rein. Wenn es passt, machen wir weiter. Wenn nicht, habt ihr trotzdem ein klareres Bild von eurer Situation.

Erstgespräch buchen

Terminbuchung über Microsoft Bookings · Wir kommen vorbereitet. Ihr auch.

Vier Wochen.
Festpreis.
Wir kommen vorbereitet.
Für Technik-Entscheider: Module, Integrationen & Details

CRM & Vertrieb

  • Sales-Pipeline mit gewichtetem Forecast
  • Kontakthistorie pro Kunde: Mail, Anruf, Angebotsversionen
  • Angebot zu Auftrag zu Projekt in einem Klick

Projekte & Zeiten

  • Deckungsbeitrag pro Projekt in Echtzeit
  • Zeiterfassung per Stoppuhr, App oder manuell
  • Aufwand, Fixpreis, Retainer – gemischt pro Projekt

Finanzen & Buchhaltung

  • Rechnungen direkt aus Projektzeiten
  • E-Rechnung ZUGFeRD & XRechnung ab Tag 1
  • DATEV-Export für den Steuerberater

Integrationen

  • DATEV
  • Microsoft 365 & Google Workspace
  • XRechnung / ZUGFeRD
  • Shopify
  • HR-System-Anbindung